Noutăți

Prevenirea și combaterea spălării banilor

Proceduri interne obligatorii pentru firme

Obligativitatea firmelor de a elabora proceduri interne privind prevenirea și combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului s-a născut în baza Legii nr. 129/2019 și a fost detaliată mai recent prin Normele de aplicare a legii susmenționate, publicate de Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor și intrate în vigoare la 03.02.2020.

Legea nominalizează categoriile de persoane fizice și juridice cărora le incumbă obligațiile prevăzute în textul legii, numindu-le ”entități raportoare” – deoarece au obligația de a raporta către Oficiu în condițiile prevăzute de lege. Iar aceste categorii nu se limitează la firme (sigur, acest termen este folosit pentru simplificarea articolului, legea prevăzând detaliat categoriile de persoane juridice), ci include și categorii profesionale cum sunt avocații, contabilii, notarii sau agenții imobiliari. După publicare, au existat multe discuții în forumurile avocaților și riposte publice, pe bună dreptate, împotriva unei legi care, cel puțin aparent, încalcă însăși esența profesiei de avocat, și anume, confidențialitatea avocat-client sau secretul profesional. Numele ”de stradă” al acestei legi a devenit Legea Turnătoriei deoarece instituie cadrul legal privind ”numirea, instruirea și protecția turnătorilor”. În ce privește avocații, lucrurile s-au mai lămurit, în sensul că nu există nicidecum obligația divulgării secretului profesional sau a informațiilor în posesia cărora un avocat a intrat în cadrul relației directe cu respectivul client.

Dincolo de hazul denumirilor care sunt date acestei legi, direcția de acțiune este una la nivelul Uniunii Europene iar legea se află în vigoare. Efectele nerespectării ei vor începe să se vadă într-un viitor nu prea îndepărtat. Mă refer, desigur, la sancțiunile care vor fi aplicate de ONPCSB pentru nerespectarea ei, sancțiuni cam usturătoare. Pentru a preveni o istorie similară cu cea a GDPR-ului, când prea puțini au acționat până când au început să apară sancțiunile, îndemn la precauție și la dezvoltarea, cu ajutorul profesioniștilor, a normelor și procedurilor interne prevăzute de lege.

Iată, pe scurt, o inventariere a obligațiilor legale:

1.    Numirea unei persoane sau a unor persoane responsabile cu aplicarea acestei legi în interiorul firmei și comunicarea datelor de identificare către ONPCSB.
2.    Proceduri interne, potrivit art. 8 din Normele de Aplicare:

„Entitățile reglementate emit următoarele documente pentru a atenua și a gestiona cu eficacitate riscurile de spălare a banilor sau de finanțare a terorismului, aprobate la nivelul conducerii de rang superior, astfel:
a) norme interne ce conțin cel puțin: măsuri aplicabile în materie de cunoaștere a clientelei; măsuri aplicabile în materie de raportare și furnizare promptă a datelor la solicitarea autorităților competente; măsuri de păstrare a evidențelor și a tuturor documentelor, conform cerințelor din Lege;
b) proceduri de administrare a riscurilor care conțin cel puțin măsuri de identificare, evaluare și gestionare a riscurilor, precum și criteriile, aspectele, scenariile și intervalele de timp în funcție de care se identifică tranzacțiile legate între ele;
c) proceduri care stabilesc mecanismele de control intern, de comunicare și management de conformitate;
d) proceduri care stabilesc mecanisme ce cuprind măsuri aplicabile în materie de protecție a personalului propriu implicat în procesul de aplicare a acestor politici împotriva oricăror amenințări ori acțiuni ostile sau discriminatorii;
e) politici de instruire și evaluare periodică a angajaților.”

3.    Instruirea angajaților – se va face periodic, fiind necesară uneori actualizarea fișei de post.
4.    Sistem de evaluare a riscurilor – Normele prevăd un minim necesar care trebuie să facă parte din acest sistem.
5.    Măsuri de cunoaștere a clientelei – ele pot fi standard, simplificate și suplimentare în funcție de gradul de risc la care a fost încadrat respectivul subiect conform punctului 4.
6.    Raportări către ONPCSB – după aplicarea măsurilor de evaluare a riscurilor și cunoaștere a clientelei, dacă există suspiciuni cu privire la o tranzacție (tranzacție suspectă), ea va trebui raportată; nu doar tranzacțiile suspecte trebuie raportate ci și tranzacțiile cu sume în numerar, în lei sau în valută, a căror limită minimă reprezintă echivalentul în lei a 10.000 euro, în termen de 3 zile lucrătoare de la momentul efectuării tranzacțiilor.
7.    Păstrarea documentelor - documentele și informațiile obținute de la clienții entităților reglementate sunt păstrate în scopul prevenirii, depistării și investigării cazurilor de spălare de bani sau de finanțare a terorismului pe toată perioada desfășurării relației de afaceri și ulterior pentru o perioadă de 5 ani de la încetarea acestei relații sau de la data tranzacției ocazionale.

Legea mai prevede, desigur, și sancțiunile aplicabile în caz de nerespectare a obligațiilor sau procedura activităților de control inițiate de ONPCSB. Prin acest articol, am dorit să realizez o trecere sumară în revistă a obligațiilor (altfel ar fi trebuit citată aproape integral legea) și să transmit faptul că procesul de elaborare și implementare a normelor și procedurilor interne este unul serios, voluminos iar preocuparea pentru parcurgerea lui cu celeritate ar trebui să fie de actualitate pentru toate entitățile vizate de lege.